N° de police : 000.001
Numéro de résolution : RR40-24
Date d'approbation : 07/08/2024
Examen de l'équité Date: 08/10/2023
Remplace les résolutions et politiques suivantes : 43-92, 5-97, 144-98, R10-99, 51-02, R106-02 ; motion du conseil d'administration le 3/27/07 ; motion du conseil d'administration le 2/22/10 ; RR86-09, RR76-19, RR77-23
de confidentialité
(Approuvé par le Conseil des commissaires du parc.)
Objectif :
Le Metropolitan Park District de Tacoma (Metro Parks Tacoma) est responsable envers la communauté de son utilisation des deniers publics.
Ce Politique et procédures du Conseil des commissaires du parc établit la manière dont le Conseil mènera sa gouvernance et ses affaires commerciales, dans le but de gérer les ressources afin d'assurer des programmes, des services et des installations efficaces et efficients pour répondre aux besoins présents et futurs de la communauté.
La politique est conçue pour fournir aux représentants élus et nommés, aux employés et au grand public des informations plus claires sur la manière dont le Conseil des commissaires du parc gère les affaires du public et sur les opportunités dont dispose le public pour présenter ses conseils, ses demandes et ses commentaires sur les questions à l'étude par Métro Parcs Tacoma.
Définitions:
Une politique établit les normes et les exigences de gestion des affaires.
Une procédure décrit les processus opérationnels nécessaires à la mise en œuvre de la politique.
Exigences de la politique :
Section I.
Le conseil des commissaires des parcs est chargé d'établir l'orientation politique du Metropolitan Park District de Tacoma en vertu de la loi de l'État de Washington. Tout en reconnaissant le nom légal officiel de l'entité comme étant le Metropolitan Park District de Tacoma, comté de Pierce, Washington, le conseil souhaite que les noms hérités de Metro Parks Tacoma et Metro Parks Tacoma puissent continuer à être utilisés, mais Parks Tacoma sera préféré à l'avenir dans toutes les références ne nécessitant pas le nom légal officiel de l'organisation.
Section II.
Ce Politique et procédures du Conseil des commissaires du parc identifie la législation habilitante pour Metro Parks Tacoma, les règles et règlements adoptés par le conseil régissant la conduite des réunions du conseil des commissaires du parc et d'autres questions liées à la conduite des affaires par le conseil.
Section III.
La loi habilitante régissant Metro Parks Tacoma est RCW 35.61. En outre, d'autres lois et réglementations locales, étatiques et fédérales régissent la conduite et les activités de Metro Parks Tacoma.
Section IV.
Les officiers du Conseil des commissaires du parc sont les suivants :
A. Président du Conseil
B. Greffier du conseil
C. Le mandat est d'un an ou jusqu'à ce que de nouveaux dirigeants aient été élus comme prévu dans la procédure.
D. La nomination des dirigeants du Conseil se fera à la dernière réunion de l'année civile précédente et à la première réunion de la nouvelle année civile.
E. L'élection des dirigeants aura lieu lors de la première réunion de la nouvelle année civile. Les nouveaux officiers entreront immédiatement en fonction à la fin du vote par le conseil des commissaires du parc.
F. Le directeur exécutif nommera un secrétaire du conseil parmi le personnel administratif de Metro Parks Tacoma pour rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil des commissaires du parc.
Section V.
L'année fiscale du district du parc métropolitain de Tacoma s'étend du 1er janvier au 31 décembre.
Section VI.
Les réunions du conseil des commissaires du parc se déroulent comme suit :
A. Les réunions doivent être tenues conformément à toutes les dispositions de la loi sur les réunions publiques ouvertes de l'État de Washington, comme prévu dans RCW 42.30.
B. Réunions ordinaires : les deuxième et quatrième lundis de chaque mois, à moins que cela ne soit modifié par résolution du Conseil des commissaires du parc et annoncé au public. Le lieu des réunions du Conseil sera au siège administratif, 4702 South 19th Street, Tacoma, WA, à moins qu'il ne soit modifié par une motion approuvée par le Conseil.
C. Heure de la réunion : Le Conseil commencera l'examen de l'ordre du jour à 6 heures ou le plus près possible de cette heure après la conclusion de toute session d'étude antérieure.
D. Session exécutive : Peut avoir lieu à tout moment lors d'une réunion régulière ou spéciale conformément aux exigences de RCW 42.30.
E. Séances d'étude : Permet la présentation d'informations au Conseil par le personnel, des consultants ou des membres de la communauté dans une arène où le Conseil n'est pas en mode prise de décision. Le Conseil a plutôt la possibilité de recevoir des informations, de poser des questions et d'examiner des options concernant les diverses questions en discussion.
F. Les commentaires ou contributions de la communauté peuvent être acceptés à la discrétion du président du conseil d'administration. Le Conseil ne peut pas prendre de mesures formelles au cours d'une session d'étude.
G. Audiences publiques : Des audiences publiques visant à solliciter et à recevoir les commentaires des citoyens sur les questions examinées par le Conseil des commissaires du parc peuvent être programmées dans le cadre de toute réunion ordinaire ou spéciale du Conseil des commissaires du parc. Au cours d'une audience publique, les commentaires de la communauté seront recueillis et inclus dans le compte rendu officiel des délibérations du Conseil des commissaires du parc.
H. Commentaires de la communauté : Les membres de la communauté ont la possibilité, à chaque réunion ordinaire et spéciale du Conseil des commissaires du parc, de faire part de leurs commentaires au Conseil. Les membres de la communauté sont limités à un temps limite de trois (3) minutes et ne peuvent parler qu'une seule fois pendant la période de commentaires de la communauté à chaque réunion. Les commentaires de la communauté peuvent également être acceptés par écrit ou par message vocal par l'intermédiaire du secrétaire du Conseil avant une réunion du Conseil et distribués au Conseil. Les commentaires seront inclus dans le compte rendu officiel de la réunion.
I. Réunions extraordinaires : peuvent être convoquées par le président du Conseil des commissaires du parc ou sur accord d'au moins trois (3) membres du Conseil. L'heure et le lieu de la réunion doivent être annoncés avec un avis donné aux médias au moins 24 heures avant la réunion, sauf en cas d'urgence.
J. Quorum : Trois (3) commissaires.
K. Comité plénier : Le comité plénier (COW) est une réunion au cours de laquelle le conseil d'administration est considéré comme un grand comité. Tous les membres du Conseil sont membres de ce comité. Cela se fait généralement à des fins de discussion, d’éducation et de débat sur diverses questions. et permet de plus grandes interactions entre les membres du conseil d’administration. Les commentaires ou contributions de la communauté peuvent être acceptés à la discrétion du président du conseil d’administration.
L. Procès-verbal : Le secrétaire du Conseil d'administration rédigera et préparera le procès-verbal de la réunion pour examen et approbation ultérieurs par le Conseil. Des enregistrements numériques seront également réalisés de la réunion du Conseil.
M. Avis aux médias : Les avis de convocation aux réunions du Conseil ainsi qu'une copie de l'ordre du jour doivent être envoyés au Tacoma News Tribune et à tous les autres membres des médias faisant une demande officielle au secrétaire du Conseil.
Section VII.
Participation à distance aux réunions : les membres du conseil d'administration du parc sont encouragés à assister à toutes les réunions en personne ; cependant, les membres peuvent, de temps à autre, assister aux réunions à distance conformément à la Loi sur les réunions publiques ouvertes (OPMA), comme le prévoit l'article RCW 42.30.
Section VIII.
Le Conseil des commissaires du parc autorise le directeur général à travailler avec le président du conseil pour créer les procédures nécessaires dans un délai de trois mois pour mettre en œuvre ces politiques.