100.003: Política de Compras

No política.: 100.003
Resolución No.: RR40-24
Fecha Aprobado: 07/08/2024
Reemplaza las siguientes Resoluciones y Políticas: 89-85, 85-86, 43-92 sección 10 párrafos 1 y 2, R5-97 – sección 11.d, 11.e y 11.f., R79-00, R52-02, RR27-04; RR34-05; RR43-10, RR21-15

 

Privacidad

(Aprobado por la Junta de Comisionados de Parques).

Propósito:

El Distrito de Parques Metropolitanos de Tacoma (Metro Parks Tacoma) es responsable ante sus ciudadanos por el uso de dólares públicos. Con el fin de garantizar que los recursos financieros de Metro Parks Tacoma se utilicen para obtener el máximo beneficio para los ciudadanos atendidos por el Distrito, la Junta de Comisionados de Parques establece como política que Metro Parks Tacoma deberá cumplir con todas las leyes federales y estatales aplicables. leyes y reglamentos de adquisiciones.

Privacidad Requisitos:

Sección I: Disposiciones Generales

Propósito 1.1: El objetivo de esta Política es proporcionar un marco institucional para la compra de bienes, servicios y obras públicas. Este marco cumplirá con las leyes, regulaciones, políticas y procedimientos aplicables. El Director Ejecutivo adoptará y mantendrá procedimientos específicos para interpretar e implementar esta Política y las leyes pertinentes en dos Manuales de Política de Compras (los “Procedimientos de Adquisiciones”), uno para bienes, servicios y tecnología y otro para obras públicas y arquitectura, ingeniería y terrenos. servicios de topografía. Esta Política y sus Procedimientos de Adquisición relacionados:

1.1.1 Requerir el uso de licitación competitiva siempre que sea posible;

1.1.2 Gobernar al personal del MPT en compras, adquisiciones y procesos relacionados;

1.1.3 Prever un sistema de controles internos;

1.1.4 Implementar umbrales de compra;

1.1.5 Apoyar prácticas comerciales justas y éticas; y

1.1.6 Exigir que el personal del MPT ejerza un juicio razonable y prudente en todos los aspectos de las compras y adquisiciones.

Esta Política y sus Procedimientos de Adquisición asociados incorporan o, en caso de conflicto, reemplazan todas las políticas, memorandos, directivas, reglas o procedimientos relacionados con compras o adquisiciones previamente emitidos. En caso de que se modifique una ley, reglamento, política o resolución aplicable, o se adopte una nueva ley, reglamento, política o resolución, la ley, reglamento o política revisada, en la medida en que sea inconsistente con esta Política, reemplazará esta Política. .

1.2 Conflicto de intereses: El empleo público es un sector público Los empleados públicos deben desempeñar sus funciones de manera imparcial, a fin de garantizar un acceso competitivo y justo a las adquisiciones gubernamentales por parte de vendedores, suministradores y contratistas responsables. Además, los empleados del MPT deben comportarse de tal manera que fomenten la confianza del público en la integridad de la función de adquisiciones del MPT. Ningún empleado, funcionario o agente de MPT puede participar en la selección, adjudicación o administración de un contrato si tiene un conflicto de intereses real o aparente. Tal conflicto de intereses surgiría cuando el empleado, funcionario o agente, cualquier miembro de su familia inmediata, su socio o una organización que emplee o esté a punto de emplear a cualquiera de las partes indicadas en este documento, tenga una u otro interés o un beneficio personal tangible de una empresa considerada para un conflicto. Ningún empleado, funcionario o agente de MPT solicitará ni aceptará gratificaciones, favores o cualquier cosa de valor monetario de proveedores, contratistas, contratistas potenciales o partes de subacuerdos, excepto según lo permita la Ética en el Servicio Público, capítulo 42.52 RCW.

1.3 Compras no autorizadas: NO SE PERMITEN COMPRAS PARA USO PERSONAL. La persona que ordena la compra no autorizada e injustificada es personalmente responsable de los costes de la compra o del contrato y puede estar sujeta a medidas disciplinarias que pueden llegar hasta el despido. Si la compra se realizó sin la autorización adecuada pero en realidad es una compra justificada, entonces el Director Ejecutivo tiene la opción de aprobar la compra después del hecho.

1.4 Mejor valor: Se espera que los empleados de MPT ejerzan su mejor criterio profesional al realizar compras para maximizar el valor del dinero de MPT. Se espera que se obtenga el mejor valor posible y que no se muestre ningún favoritismo en la selección de vendedores, proveedores o contratistas.

Contrato 1.5: Todas las compras o adquisiciones de obras, bienes y/o servicios públicos que excedan los umbrales aquí especificados se realizarán mediante contrato.

1.6 Adjudicación de Contratos:

1.6.1 Los contratos se adjudicarán únicamente a vendedores, proveedores y contratistas responsables que posean la capacidad de desempeñarse exitosamente según los términos y condiciones de una adquisición propuesta. Se considerará la integridad del vendedor, proveedor o contratista, el cumplimiento de la política pública, el historial de desempeño pasado y los recursos financieros y técnicos.

1.6.2 Los contratos de tiempo y materiales se utilizarán únicamente después de determinar que ningún otro tipo de contrato es adecuado. En los contratos de utilización de tiempo y materiales se establecerá un precio máximo antes de la adjudicación del contrato. Una vez alcanzado el precio máximo, el vendedor, suministrador o contratista procederá por su propia cuenta y riesgo.

1.6.3 Cuando se contraten bienes tangibles, el contrato limitará las cantidades de opciones para equipos y suministros adicionales a lo que se anticipe razonablemente que será necesario durante la vigencia del contrato.

Pago 1.7: Se prohibirán los pagos de financiación anticipados realizados a un vendedor, proveedor o contratista, antes de que el vendedor, proveedor o contratista incurra en costos. Se permitirán los pagos progresivos realizados a un vendedor, proveedor o contratista mientras el vendedor, proveedor o contratista realiza el trabajo, según lo autorice el Director Ejecutivo.

1.8 Preferencia geográfica local: MPT llevará a cabo adquisiciones de una manera que prohíba el uso de preferencias de compra geográficas locales o estatales que sirvan para restringir la competencia total y abierta, excepto en aquellos casos en los que los estatutos federales o estatales aplicables exijan o fomenten expresamente la preferencia geográfica. Esto no prevalece sobre las leyes estatales de licencias. Cuando se emplea el método basado en calificaciones para contratar bienes o servicios, la ubicación geográfica puede ser un criterio de selección siempre que su aplicación permita que un número adecuado de empresas calificadas, dada la naturaleza y el tamaño de la obra o proyecto, compitan por el contrato. Se anima a los proveedores locales a participar en las actividades de adquisiciones del MPT. Además de cumplir con las especificaciones requeridas con el costo más bajo, MPT busca el proveedor que pueda brindar la mejor entrega de servicios y soporte posventa oportuno.

1.9 Equidad en la Contratación: MPT alienta a las empresas certificadas a través de la Oficina de Empresas Comerciales de Mujeres y Minorías del Estado de Washington (OMWBE) a participar en las oportunidades de contratación de MPT, sujeto a los requisitos y procesos de esta Política, los Procedimientos de Adquisición, cualquier norma o reglamento aplicable del Programa de Equidad en la Contratación y cualquier otras leyes, reglamentos y/u ordenanzas aplicables.

1.10 Divulgación pública: El proceso de adquisiciones del MPT y las presentaciones, materiales, información y decisiones relacionadas con las adquisiciones son todos registros públicos sujetos a divulgación pública según el capítulo 42.56 RCW de la Ley de Registros Públicos del Estado de Washington, a menos que se aplique una exención.

1.11 Adquisiciones Sostenibles: Las compras de MPT tienen impactos sociales, de salud, ambientales y económicos inherentes. Las prácticas de adquisiciones del MPT incorporarán su Política de Adquisiciones Sostenibles y respaldarán el compromiso del MPT con la sostenibilidad. La Política 200.017 “Responsabilidad y sostenibilidad” establece que se debe tener en cuenta a los proveedores que ofrecen proporcionar bienes, materiales, suministros o equipos considerados “verdes” al tomar decisiones de compra, siempre que sea práctico y financieramente apropiado.

Sección II: Requisitos Generales Respecto a Todas las Compras

2.1 Autoridad de Compra: La autoridad de compra de (A) Bienes y Servicios; (B) Tecnología; (C) Obras Públicas; y (D) Los servicios de arquitectura, ingeniería y topografía se especifican en secciones separadas a continuación.

2.2 Director Ejecutivo. Todas las referencias al Director Ejecutivo incluyen a la persona designada por el Director Ejecutivo. El Director Ejecutivo está autorizado a delegar una parte de su autoridad de compra limitada u otra autoridad otorgada bajo esta Política para aumentar la efectividad y eficiencia del proceso de compra.

2.3 Umbrales: Los umbrales en dólares a los que se hace referencia en esta Política excluyen el impuesto sobre las ventas, pero incluyen el flete y el envío.

2.4 Ruptura de Contratos: La compra o contrato completo, independientemente del costo de cada artículo, se suma para llegar a una compra. Una compra no debe dividirse ni reducirse (dividirse) para evitar exceder un umbral de adquisición que requiera un proceso competitivo o con el fin de evitar la máxima autoridad de compra proporcionada por la Junta del Parque.

2.5 Solicitud Competitiva: Se requiere una licitación competitiva a menos que se aplique una exención o se otorgue una exención. Las exenciones y renuncias a la licitación competitiva deben aplicarse de acuerdo con esta Política y los Procedimientos de Adquisición aplicables.

2.6 Máxima Competencia: Los documentos de licitación deberán prever la máxima competencia razonablemente posible entre vendedores, proveedores, contratistas y productos.

2.7 Rechazo de Ofertas: El Director Ejecutivo puede rechazar todas y cada una de las presentaciones de ofertas para MPT.

2.8 Adjudicación de Contratos: La adjudicación se otorgará al mejor y menor postor responsable cuando se trate de una compra de suministros, servicios y obras públicas mediante oferta competitiva. Estas adjudicaciones se realizarán de conformidad con las leyes aplicables, esta Política y los Procedimientos de Adquisición aplicables.

Entrega 2.9: Los suministros y equipos adquiridos con fondos de MPT solo se enviarán a una instalación, lugar de trabajo o ubicación de contrato de MPT.

2.10 Protección contra el riesgo de pérdida: Los contratos escritos, seguros, indemnizaciones, bonos y otras garantías se aplican a todas las compras de MPT cuando así lo exija la ley, esta Política y Procedimientos de Adquisiciones, o el Director Ejecutivo, para proteger a MPT del riesgo de pérdida.

2.11 Informes al Departamento de Finanzas: Todas las compras de activos de capital superiores a $5,000 deben informarse al Departamento de Finanzas.

2.12 Incumplimiento de la política o los procedimientos de adquisiciones: El personal de MPT que no cumpla con los requisitos de las leyes aplicables, esta Política y Procedimientos de adquisiciones puede estar sujeto a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido y, como mínimo, se le puede prohibir las actividades de adquisiciones hasta que completen con éxito la capacitación en compras y tengan su funciones restituidas por el Director Ejecutivo.

Sección III: Métodos de Adquisición de Bienes (Materiales, Suministros y Equipos) y Servicios (Servicios Personales y Profesionales Excluidos Servicios de Arquitectura, Ingeniería y Agrimensura):

3.1 Tipo de Adquisición – Bienes y Servicios: Esta Sección 3 se aplica a la adquisición de bienes y servicios. “Bienes”, tal como se utilizan en esta Sección, incluyen materiales, suministros, equipos y art. “Servicios”, tal como se utiliza en esta Sección, incluye servicios personales y profesionales. Servicios, tal como se utilizan en esta Sección, no se aplica hasta servicios de arquitectura, ingeniería, agrimensura o tecnología.

3.2 Autoridad de adquisiciones. Por la presente, la Junta del Parque autoriza al Director Ejecutivo a aprobar todos los contratos de Bienes y/o Servicios con un costo para el MPT de doscientos mil dólares ($200,000) o menos o que proporcionen una cantidad “que no exceda” de $200,000 o menos. Todos los contratos de Bienes y/o Servicios con un costo para MPT de más de $200,000 o que proporcionen una cantidad “que no exceda” de más de $200,000 deberán ser aprobados por la Junta del Parque.

3.3 Contrataciones informales: Cualquier compra de Bienes y/o Servicios con un costo estimado inferior a cincuenta mil dólares ($50,000) se realizará mediante el proceso dispuesto en RCW 04.190.

3.4 Contrataciones formales: Cualquier compra de Bienes o Servicios con un costo estimado de cincuenta mil dólares o más se realizará mediante licitación pública siguiendo el procedimiento de adjudicación de contratos para proyectos según RCW 35.61.135(1).

3.5 Compras Cooperativas: Como alternativa a las Secciones 3.3 y 3.4, los Bienes y/o Servicios se pueden comprar a contratistas o proveedores designados en las listas de compras actuales de agencias estatales, condados, ciudades o pueblos para los Bienes y/o Servicios cuando la lista se haya establecido de conformidad con con la ley de licitación competitiva para compras aplicable a la agencia estatal, condado, ciudad o pueblo sin la necesidad de que el MPT realice un proceso competitivo. El precio y los términos de dichas compras serán los descritos en la lista correspondiente.

3.6 Contratación con otras agencias gubernamentales: Véase la Sección VII a continuación.

3.7 Términos del contrato: El plazo de los contratos previstos en esta Sección debería limitarse generalmente a seis años para evaluar las condiciones del mercado. Las excepciones se consideran caso por caso y deben señalarse al Director Ejecutivo para su aprobación previa.

Sección IV: Métodos de adquisición de tecnología:

4.1 Tipo de Adquisición – Tecnología: Esta Sección 4 se aplica a la adquisición de tecnología de la información (incluidos, entre otros, computadoras, hardware y software, almacenamiento y redes), sistemas de radio y telecomunicaciones, televisores, hardware y sistemas de audio y video (colectivamente “Tecnología”). Esta Sección 4 también se aplica a cualquier servicio proporcionado relacionado con la instalación, implementación o servicios de capacitación relacionados con la Tecnología (los “Servicios de Tecnología”).

4.2 Autoridad de adquisiciones. Por la presente, la Junta del Parque autoriza al Director Ejecutivo a aprobar todos los contratos de Tecnología y/o Servicios de Tecnología con un costo para el MPT de $200,000 o menos o que proporcionen una cantidad “que no exceda” de $200,000 o menos. Todos los contratos de Tecnología y/o Servicios de Tecnología con un costo para MPT de más de $200,000 o que proporcionen una cantidad “que no exceda” de más de $200,000 deberán ser aprobados por la Junta del Parque.

4.3 Contrataciones informales: Cualquier compra de Tecnología y/o Servicios de Tecnología con un costo estimado inferior a cincuenta mil dólares ($50,000) se realizará mediante el proceso dispuesto en RCW 04.190. Alternativamente, MPT puede utilizar el proceso de negociación competitiva previsto en RCW 39.04.270.

4.4 Contrataciones formales: Cualquier compra de Tecnología y/o Servicios de Tecnología con un costo estimado de cincuenta mil dólares o más se realizará mediante licitación pública siguiendo el procedimiento de adjudicación de contratos para proyectos según RCW 35.61.135(1). Alternativamente, MPT puede utilizar el proceso de negociación competitiva previsto en RCW 39.04.270.

4.5 Compras Cooperativas: Como alternativa a las Secciones 4.3 y 4.4, la Tecnología se puede comprar a contratistas o proveedores designados en las listas actuales de compras de Tecnología de la agencia estatal, condado, ciudad o pueblo cuando la lista se haya establecido de acuerdo con la ley de licitación competitiva para compras aplicable a la agencia estatal, condado, ciudad o pueblo sin la necesidad de que el MPT realice un proceso competitivo. El precio y los términos de dichas compras serán los descritos en la lista correspondiente.

4.6 Contratación con Otras Agencias Gubernamentales: Véase la Sección VII a continuación.

4.7 Renovaciones de contratos de software: Una vez que las compras de software hayan sido aprobadas inicialmente por la Junta del Parque, se autoriza al Director Ejecutivo a aprobar la extensión de la licencia, el mantenimiento y/o la suscripción del software. No se requiere una convocatoria competitiva adicional cuando la compra e implementación de software genera costos recurrentes de licencia, mantenimiento o suscripción. Las compras de nuevo software, hardware o actualizaciones importantes de los sistemas operativos se realizan como compras nuevas de acuerdo con las secciones anteriores de esta Política.

4.8 Términos del contrato: El plazo de los contratos de software conforme a esta Sección debe limitarse generalmente a seis años para evaluar las condiciones del mercado. Las excepciones se consideran caso por caso y deben señalarse al Director Ejecutivo para su aprobación previa.

Sección V: Métodos de Contratación de Obras Públicas:

5.1 Tipo de Contratación – Obras Públicas: Esta Sección 5 se aplica a la contratación de Obras Públicas. “Obra Pública”, tal como se utiliza en esta Sección, significa todo trabajo, construcción, alteración, reparación o mejora que no sea el mantenimiento ordinario, ejecutado a costo de MPT o que sea por ley un gravamen o cargo sobre cualquier propiedad de MPT.

5.2 Autoridad de adquisiciones. Por la presente, la Junta del Parque autoriza al Director Ejecutivo a aprobar todos los contratos de Obras Públicas con un costo para el MPT de $350,000 o menos o que proporcionen una cantidad “que no exceda” de $350,000 o menos. Todos los contratos de Obras Públicas con un costo para el MPT de más de $350,000 o que proporcionen una cantidad “que no exceda” de más de $350,000 deberán ser aprobados por la Junta del Parque.

5.3 Órdenes de cambio. El Director Ejecutivo está autorizado a aprobar órdenes de cambio a contratos de obras públicas con base en el monto del contrato de la siguiente manera:

5.4 Métodos de Adquisición. Toda contratación de Obras Públicas deberá cumplir con el capítulo 35.61 RCW y el capítulo 39.04 RCW. Para Obras Públicas que estén parcial o totalmente financiadas con subvenciones federales, se deberán seguir requisitos adicionales relacionados con la Ley Davis-Bacon y otros requisitos federales. Las Obras Públicas se contratarán utilizando uno de los siguientes métodos, según corresponda:

5.4.1 Contratos de lista de obras pequeñas. MPT puede utilizar el proceso de lista de obras pequeñas de conformidad con RCW 35.61.135(2) y RCW 39.04.151 a 39.04.154 si el costo estimado de realizar una obra pública, excluyendo el impuesto estatal sobre las ventas, está por debajo del umbral especificado por ley o el costo directo. disposiciones del contrato autorizadas en el mismo. Siempre que, el MPT pueda utilizar la licitación formal de conformidad con la Sección 4.4.2 para Obras Públicas dentro de los umbrales de la Lista de Obras Pequeñas si hacerlo sería beneficioso para el MPT.

5.4.2 Selección/Implementación del Listado de Obras Pequeñas. El Director Ejecutivo determinará qué lista de obras pequeñas utilizará el MPT, que puede ser la lista estatal de MRSC, la lista de otra agencia, la contratación para el uso de una lista a través de un acuerdo interlocal o una lista de MPT independiente. Cualquiera que sea la lista seleccionada deberá ser consistente y cumplir con las secciones aplicables de RCW 35.61.135 y RCW 39.04.151 a 39.04.154. Los procedimientos para el desarrollo, implementación y utilización del padrón de pequeñas obras se especificarán en los Procedimientos de Contratación de Obras Públicas y Servicios de Arquitectura, Ingeniería y Agrimensura.

5.4.3 Contratos de licitación formales. Si el costo estimado de realizar una obra pública excede el umbral de contratación de la lista de obras pequeñas, entonces el MPT realizará una licitación formal según lo dispuesto en RCW 35.61.135(1).

5.4.4 Contratación de Obras Públicas Alternativas: Como alternativa, MPT puede utilizar métodos alternativos de contratación de obras públicas para incluir, entre otros, diseño-construcción, contratista general/gerente de construcción y contratación de órdenes de trabajo de acuerdo con el capítulo 39.10 RCW.

5.4.5 Contratación con otras agencias gubernamentales: Véase la Sección VII a continuación.

5.4.6 Bonos y retención. Antes de comenzar a trabajar en un proyecto de Obras Públicas, el MPT requerirá que la persona o personas con quienes se realiza dicho contrato hagan, ejecuten y entreguen al MPT las fianzas requeridas bajo el capítulo 39.08 RCW o por la ley, a menos que se proporcione una alternativa por parte de la ley aplicable. ley.

Sección VI: Servicios de Arquitectura, Ingeniería y Topografía:

6.1 Tipo de Adquisición – Servicios de Arquitectura, Ingeniería y Topografía: Esta Sección 6 se aplica a la adquisición de Servicios de Arquitectura, Ingeniería y Topografía (colectivamente “Servicios de A&E”). “Servicios de A&E”, tal como se utiliza en esta Sección, significa servicios profesionales prestados por cualquier persona, que no sea un empleado de MPT, que se contrate para realizar actividades dentro del alcance de la definición general de práctica profesional en los capítulos. 08 (arquitectos), 18.43 (ingenieros y agrimensores), o 18.96 RCW (arquitectos paisajistas).

6.2 Autoridad de adquisiciones. Por la presente, la Junta del Parque autoriza al Director Ejecutivo a aprobar todos los contratos de Servicios de A&E con un costo para el MPT de $350,000 o menos o que proporcionen una cantidad “que no exceda” de $350,000 o menos. Todos los contratos de servicios de A&E con un costo para MPT de más de $350,000 o que proporcionen una cantidad “que no exceda” de más de $350,000 deberán ser aprobados por la Junta del Parque.

6.3 Método de Adquisición: MPT deberá adquirir Servicios de A&E utilizando procedimientos de adquisición basados ​​en calificaciones de conformidad con el capítulo 39.80 RCW o utilizando una lista de Servicios de A&E.

6.4 Contratación con otras agencias gubernamentales: Véase la Sección VII a continuación.

Sección VII: Contratación con Otras Agencias Gubernamentales/Acuerdos Interlocales:

MPT puede contratar con otra agencia pública federal, estatal o local a través de un acuerdo interinstitucional de conformidad con la Ley de Cooperación Interlocal, capítulo 39.34 RCW, para hacer el uso más eficiente de sus poderes sobre una base de ventaja mutua y, por lo tanto, proporcionar servicios e instalaciones. de una manera y conforme a formas de organización gubernamental que se ajusten mejor a los factores geográficos, económicos, demográficos y otros que influyen en las necesidades y el desarrollo de la comunidad. La Ley de Cooperación Interlocal no requiere licitación competitiva. Todos los acuerdos interlocales serán aprobados exclusivamente por la Junta del Parque.

Sección VIII: Excepciones al Proceso Competitivo:

8.1 Exenciones: De conformidad con RCW 35.61.135(5), MPT puede renunciar a los requisitos de licitación competitiva de esta política de conformidad con RCW 04.280 si una exención contenida dentro de RCW 39.04.280 Se aplica a la compra o obra pública.

8.2 Autoridad de Exención. La Junta del Parque autoriza al Director Ejecutivo a aprobar todas las exenciones. Al aprobar una exención, el Director Ejecutivo especificará la base fáctica de la excepción por escrito, que quedará registrado y abierto a inspección pública.

8.3 Emergencias. Una “emergencia” significa circunstancias imprevistas fuera del control de MPT que: (a) Presentan una amenaza real e inmediata al desempeño adecuado de funciones esenciales; o (b) probablemente resultará en pérdidas materiales o daños a la propiedad, lesiones corporales o pérdida de vidas si no se toman medidas inmediatas. El Director Ejecutivo puede declarar que existe una situación de emergencia, renunciar a los requisitos de licitación competitiva y adjudicar todos los contratos necesarios en nombre del MPT para abordar la situación de emergencia. Si el Director Ejecutivo adjudica un contrato sin licitación competitiva debido a una emergencia, el Director Ejecutivo deberá determinar por escrito la existencia de una emergencia y solicitará a la Junta del Parque la confirmación de la adjudicación del contrato a más tardar dos semanas después de que se realice la adjudicación.

Sección IX: Registros de adquisiciones:

MPT mantendrá registros suficientes para detallar el historial significativo de adquisiciones.

Sección X: Adopción de Procedimientos de Adquisición:

La Junta de Comisionados de Parques autoriza al Director Ejecutivo, en coordinación con el Asesor General del MPT, a crear, aprobar y mantener procedimientos diseñados para llevar a cabo la intención de esta política dentro de tres meses.